Anmeldungen und Warteliste

Auf eurer Website gibt es unter /anmeldung ein öffentliches Formular. Es ist von der Startseite aus verlinkt («Jetzt anmelden») und über den Menüpunkt «Anmeldung». Ihr entscheidet danach, was aus jeder Anmeldung wird.

Das ersetzt den Weg über eine Sammel-Mailadresse, bei dem Anfragen zwischen Abwesenheiten und Postfächern verlorengehen.

Nach der Mannschaft wird nicht gefragt. Wer sein Kind anmeldet, weiss das Geburtsdatum, aber nicht, ob Jahrgang 2017 bei euch zur E oder zur F gehört. Das Formular sagt es beim Tippen von selbst — woher es das weiss, steht weiter unten. Erwachsene stellen oben auf «Ich melde mich selbst an», dann verschwinden die Elternfelder.

Eingegangene Anmeldungen

Anmeldungen›Anmeldungen

Fünf Stände gibt es bei jedem Verein:

• Neu, noch nicht angeschaut
• Warteliste, grundsätzlich willkommen, aber gerade kein Platz
• Aufgenommen
• Abgelehnt, mit Begründung
• Zurückgezogen, wenn die Familie selbst absagt

Dazu kommen eure eigenen Status, falls ihr welche angelegt habt — etwa «Kidsclub» (mehr dazu weiter unten). In der Auswahl stehen sie unter «Eigene Status».

Bei «Zurückgezogen» geht nie eine Mail — die Absage kam ja von der Familie. Und wenn ihr eine einzelne Anmeldung ausnahmsweise ohne Mail umstellen wollt, nehmt in der Seitenleiste das Häkchen «Bei Status-Wechsel Mail senden» weg, bevor ihr speichert.

Die Mails tragen den Namen eures Vereins als Absender, und Antworten gehen an eure Vereinsadresse. Für die Eltern sieht es aus wie Post vom Verein, weil es das ist.

Eigene Status wie «Kidsclub»

Anmeldungen›Anmeldeformular

Nicht jede Anmeldung passt in die fünf festen Stände. Kommt ein Kind in euren Kidsclub statt in eine Mannschaft, oder habt ihr ein Probetraining abgemacht, legt ihr dafür unter «Status der Anmeldungen» einen eigenen Status an: Titel eintippen, Farbe wählen, speichern. Bis zu acht sind möglich.

Ein eigener Status erscheint danach in der Auswahl jeder Anmeldung, als Filter und als eigene Kachel über der Liste und in der Spalte «Status» im CSV-Export. Stellt den Filter auf «Kidsclub», und der Export enthält genau diese Kinder.

Umbenennen dürft ihr jederzeit, die Anmeldungen behalten ihren Status. Entfernt ihr einen, bleiben die Anmeldungen damit stehen und sind in der Liste als «entfernt» markiert, bis ihr ihnen einen anderen gebt. Die fünf festen lassen sich weder umbenennen noch entfernen, weil an ihnen die Mails und die Kachel «neu (zu sichten)» hängen.

Welche Mails rausgehen — und was drinsteht

Anmeldungen›Formular einstellen

Unter «Mails an die Kontaktperson» steht für jeden Anlass eine Zeile mit einem Häkchen. Ohne Häkchen geht nichts raus. Ihr könnt eine Anmeldung dann in Ruhe bearbeiten und selbst anrufen — der Status wechselt, ohne dass jemand eine Mail bekommt.

Eingeschaltet ist bei einem neuen Verein nur die Eingangsbestätigung: Wer gerade ein Formular abgeschickt hat, wartet auf ein Zeichen, dass es angekommen ist. Die Mails zu Warteliste, Aufnahme und Absage sind zu Beginn aus — die verschickt niemand nebenbei. Wenn ihr sie wollt, setzt das Häkchen.

Der Text gehört euch. Bleibt das Feld leer, verschickt ClubKit seine eigene Vorlage. Schreibt ihr etwas hinein, gilt euer Text — mit eurer Anrede und dem, was bei euch dazugehört, etwa dem Hinweis auf den Mitgliederbeitrag. Der Rahmen bleibt derselbe: Vereinsfarbe, Absender und Fusszeile kommen weiter von uns, damit die Mail als eure erkennbar ist.

Ihr müsst nicht bei null anfangen: «Unseren Text übernehmen» über dem Textfeld setzt unseren Wortlaut samt Platzhaltern hinein, und ihr ändert daran, was euch nicht passt. Absichtlich auf Klick und nicht von selbst — solange das Feld leer ist, bekommt ihr Verbesserungen an unserer Vorlage automatisch mit. Ab dem Moment, in dem euer Text drinsteht, gilt nur noch eurer.

Unter dem Textfeld stehen die Platzhalter. Klickt einen an, dann landet er an der Stelle, an der ihr gerade schreibt, und beim Versand steht dort der richtige Wert: {{kontakt_vorname}}, {{person}}, {{kategorie}}, {{verein}}, {{referenz}} und {{website}}; bei der Absage zusätzlich {{ablehnungsgrund}}. Erfundene Platzhalter meldet die Seite rot und lässt sich nicht speichern — beim Versand bliebe dort eine Lücke im Satz.

«Vorschau: was gerade verschickt wird» unter jeder Mail zeigt sie so, wie die Familie sie bekommt — mit eurem Wappen-Farbton, eurem Absender und erfundenen Angaben an den Stellen der Platzhalter (Elias und Nicole Bischof gibt es nicht). Sie rechnet beim Tippen mit: Ihr müsst nichts speichern, um zu sehen, wie euer Satz ankommt. Und solange ihr nichts eingetragen habt, zeigt sie unsere Vorlage — so wisst ihr, was gerade rausgeht, ohne eine Probeanmeldung an euch selbst zu schicken.

Probe-Einträge löschen

Jedes Formular wird zuerst von den eigenen Leuten ausprobiert, und danach stehen ein paar erfundene Namen in der Liste — und zählen in der Kennzahl «neu (zu sichten)» mit, an der ihr ablesen wollt, ob noch etwas liegen bleibt. Die dürft ihr löschen: Häkchen setzen, «Löschen» wählen.

Nur für Probe-Einträge. Eine echte Anmeldung, aus der nichts wird, setzt ihr auf «Zurückgezogen» oder «Abgelehnt» statt sie zu löschen. Dann bleibt nachvollziehbar, dass sich jemand gemeldet hat und was daraus wurde — und genau danach wird im Vorstand gefragt.

Wer im Verein davon erfährt

Anmeldungen›Anmeldeformular

Sobald eine Anmeldung eingeht, schickt ClubKit eine Mail an die von euch hinterlegten Adressen — mit allen Angaben und einem Knopf direkt zur Anmeldung. Antwortet ihr darauf, geht das an die Familie.

Oben steht die allgemeine Adresse, etwa info@ oder eure Administration. In der Tabelle darunter könnt ihr pro Kategorie eine andere setzen. Steht dort eine, geht die Anmeldung nur dorthin — so bekommt die Aktiv-Abteilung keine Junioren-Anmeldungen und umgekehrt. Bleibt die Zeile leer, gilt die allgemeine Adresse. Wer alles sehen will, trägt sich zusätzlich bei den Kategorien ein.

Jahrgänge und was gerade aufnimmt

Anmeldungen›Anmeldeformular

In derselben Tabelle steht, welcher Jahrgang zu welcher Kategorie gehört. Daraus bildet das Formular seinen Hinweis für die Eltern. Leer lassen ist der Normalfall: Dann leitet ClubKit die Einteilung aus euren Kadern ab und verschiebt sie jede Saison von selbst. Eintragen lohnt sich, wo ihr bewusst abweicht — der Verband lässt Jahrgang 2018 etwa für die F und die E zu, ihr vielleicht nur für eines von beiden.

Das Häkchen «Nimmt Anmeldungen an» steuert, ob das Formular eine Kategorie überhaupt nennt. Nehmt es weg, wenn ihr gerade niemanden aufnehmt — etwa bei einer Fussballschule zwischen zwei Anmeldeterminen oder einer vollen Mannschaft. Die Zeile bleibt erhalten; zur nächsten Öffnung setzt ihr es einfach wieder.

Wer sich für eine geschlossene Kategorie trotzdem meldet, landet weiterhin bei euch in der Liste. So habt ihr die Warteliste schon beisammen, wenn ihr wieder öffnet.

Eigene Fragen im Formular

Anmeldungen›Anmeldeformular

Was ihr bei einer Anmeldung zusätzlich wissen wollt, legt ihr selbst an — etwa ob jemand schon Fussball gespielt hat oder in welchem Verein er zuletzt gemeldet war. Unter «Eigene Fragen im Formular» fügt ihr eine Frage hinzu und wählt die Antwortart:

• Ja / Nein, auf Wunsch mit einer Nachfrage bei «Ja» — «Bei welchem Verein?» erscheint dann erst, wenn jemand «Ja» anklickt
• Auswahl aus einer Liste, mit euren Antworten, eine pro Zeile
• Kurzer oder längerer Text

Jede Frage kann Pflicht sein oder freiwillig, und sie kann für alle gelten oder nur, wenn Eltern ein Kind anmelden, bzw. nur bei der Selbstanmeldung von Erwachsenen. Die Pfeile ändern die Reihenfolge. Für die beiden häufigsten Fragen gibt es eine Vorlage, die ihr danach anpassen könnt.

Im Formular stehen die Fragen unter «Weitere Angaben», zwischen dem Kontakt und den Anmerkungen. Die Antworten findet ihr danach an drei Stellen: in der Mail, die ihr bei einer neuen Anmeldung bekommt, in der Anmeldung selbst unter «Antworten auf eure eigenen Fragen» und im CSV-Export als eigene Spalte je Frage.

Name, Geburtsdatum, Adresse und Kontakt fragt das Formular immer ab; die lassen sich nicht abschalten, weil Einteilung, Einzugsgebiet und Mails daran hängen. Und fragt nur, was ihr wirklich braucht: Jede Frage mehr ist ein Grund, das Formular am Handy abzubrechen. Gesundheitsangaben gehören nicht in eine Pflichtfrage — dafür gibt es das freie Feld «Anmerkungen».

Die festen Felder beschriften

Anmeldungen›Anmeldeformular

Name, Geburtsdatum, Adresse und Kontakt fragt das Formular immer ab — aber wie sie heissen, bestimmt ihr. Unter «Die festen Felder beschriften» steht jedes Feld mit zwei Eingaben: der Beschriftung und dem Hinweis darunter. Was ihr leer lasst, bleibt bei unserem Text; ihr seht ihn blass im Feld stehen.

Zwei Felder dürft ihr ganz weglassen: die Telefonnummer und das freie Feld «Gibt es etwas, das wir wissen sollten?». Beim Telefon könnt ihr auch nur das Häkchen «Pflichtfeld» wegnehmen — dann wird gefragt, aber niemand scheitert daran.

Bei allen anderen Feldern steht statt eines Schalters, was daran hängt: «bleibt — Einzugsgebiet», «bleibt — Kategorie, Einzugsgebiet und Dublettensperre». Diese Felder zu entfernen würde nicht das Formular kaputtmachen, sondern still das, was dahinter rechnet.

Einzugsgebiet: wer sich überhaupt anmelden kann

Anmeldungen›Anmeldeformular

In derselben Tabelle steht die Spalte «Einzugsgebiet». Sie ist die einzige Angabe dort, die eine Anmeldung abweist. Tragt ihr Postleitzahlen ein, nimmt das Formular für diese Kategorie nur noch Adressen von dort an. Schreibt sie mit Ortsnamen — 8154 Oberglatt, 8155 Niederhasli, 8181 Höri —, denn genau dieser Text erscheint der Familie im Formular.

Dafür fragt das Formular seit dem 26.08.2026 nach der Adresse des Kindes. Bewusst nach der des Kindes und nicht nach der der Kontaktperson: Getrennt lebende Eltern sind der Normalfall, und fürs Einzugsgebiet zählt, wo das Kind wohnt. Die Adresse steht danach an der Anmeldung, in der Benachrichtigungs-Mail und im CSV-Export.

Steht ein Jahrgang in zwei Kategorien, genügt eine. Wer 2014 geboren ist und sowohl zu den Junioren D als auch in den Kids Club passt, kommt durch, sobald eines der beiden die Adresse zulässt — solange offen ist, wohin das Kind kommt, wäre eine Absage verfrüht.

Leer lassen heisst: keine Einschränkung. Das ist der Normalfall und der Zustand jeder Kategorie, bei der ihr die Spalte nie anfasst.

Dieselbe Anmeldung zweimal

Schickt jemand dasselbe Kind innerhalb eines Tages ein zweites Mal ab — gleicher Name, gleiches Geburtsdatum, gleiche E-Mail —, entsteht kein zweiter Eintrag. Stattdessen steht da, dass die Anmeldung schon angekommen ist. Das fängt den Doppelklick, der sonst zwei Meldungen an die Ressortleitung auslöst und die Warteliste doppelt zählen lässt.

Ein Geschwisterkind hat einen anderen Namen und geht durch. Ein zweiter Anlauf Wochen später ebenfalls — das ist dann eine neue Anmeldung.

Warteliste ehrlich führen

Der häufigste Fehler ist nicht technischer Art: Anmeldungen bleiben monatelang auf „Neu" stehen. Für die Familie sieht das aus wie Desinteresse, und beim nächsten Verein im Dorf klappt es dann.

Setzt lieber gleich auf Warteliste und schreibt im Herbst allen, wie es aussieht. Eine ehrliche Wartezeit nehmen Eltern hin, Schweigen nicht.

Liste nach Excel holen

Über der Tabelle steht rechts «Als CSV (Excel)». Der Knopf lädt die Anmeldungen als Datei herunter — mit allen Angaben, auch denen, die in der Übersicht keinen Platz haben: Telefonnummer, Anmerkungen aus dem Formular, interne Notizen und Ablehnungsgrund.

Jede eigene Frage bekommt eine eigene Spalte, gleich hinter der Telefonnummer — auch eine, die noch niemand beantwortet hat. Die Nachfrage bei «Ja» steht in einer Spalte daneben, damit ihr nach Ja und Nein sortieren und filtern könnt. Antworten auf Fragen, die ihr inzwischen entfernt habt, gehen nicht verloren: Sie stehen weiter hinten unter der Frage von damals.

Exportiert wird, was ihr gerade seht. Stellt den Filter auf «Warteliste», und die Datei enthält die Warteliste — nicht die erste Seite davon, sondern alle Einträge. Dasselbe gilt für die Suche. Wollt ihr alles, stellt den Filter auf «Alle».

Von der Anmeldung zum Mitglied

Aus einer Aufnahme wird nicht automatisch ein Mitglied. Ihr erfasst die Person in eurer Vereinsverwaltung wie bisher, und beim nächsten Import kommt sie in ClubKit an. Der Grund: Beiträge, Verbandsmeldung und Versicherung hängen an eurem System, nicht an der Website.

Schutz vor Spam

Das Formular hat drei Schichten: ein unsichtbares Feld, das nur automatische Ausfüller anfassen, eine Mindestzeit fürs Ausfüllen und eine Begrenzung der Einsendungen pro Stunde. Bewusst kein Bilderrätsel, an dem Eltern scheitern.