Bexio verbinden

Finanzen›Bexio-Verbindung

Wer Patronate, Gönnerbeiträge oder Mitgliederbeiträge einzieht, schreibt die Rechnungen heute meist von Hand — im Buchhaltungsprogramm, aus einer Liste, die woanders steht. Mit dieser Verbindung wird aus einem Eintrag in ClubKit auf Knopfdruck eine Rechnung in eurer Bexio-Buchhaltung, mit QR-Zahlteil. Und ClubKit liest zurück, was bezahlt wurde.

Was ihr braucht

Ein Bexio-Konto eures Vereins und jemanden, der sich dort anmelden kann. Die Verbindung stellt ihr selbst her — ihr gebt ClubKit kein Passwort, sondern erlaubt es bei Bexio, so wie ihr eine App mit eurem Google-Konto verbindet. Entziehen könnt ihr die Erlaubnis jederzeit, in ClubKit über Verbindung trennen oder direkt in Bexio.

Legt euren Kontenplan bereit. ClubKit fragt danach, auf welches Ertragskonto Gönnerbeiträge gehören, auf welches Sponsoring und auf welches die Mitgliederbeiträge. Die Nummern findet ihr in Bexio unter «Kontenplan».

Verbinden

Klickt auf Mit Bexio verbinden. Die Seite wechselt zu Bexio, ihr meldet euch an und erlaubt ClubKit, Kontakte und Rechnungen anzulegen. Danach seid ihr zurück im Verwaltungsbereich.

Meldet euch mit dem Konto eures Vereins an. Wer mehrere Mandanten in Bexio führt — etwa als Treuhänder —, verbindet die Firma, in der er gerade angemeldet ist. Im Zweifel vorher in Bexio auf den richtigen Mandanten wechseln.

Die Konten eintragen

Nach dem Verbinden erscheinen die Felder für eure Konten. Ohne sie kann ClubKit keine Rechnung anlegen — es weiss sonst nicht, wohin die Einnahme gebucht werden soll.

Gönnerbeiträge und Spenden und Sponsoring bekommen bewusst zwei verschiedene Konten. Der Unterschied ist nicht kosmetisch: Ein Gönnerbeitrag ist eine Zuwendung ohne Gegenleistung und damit mehrwertsteuerfrei. Sponsoring mit Gegenleistung — Logo auf dem Trikot, eine Bande, Werbung auf dem Vereinsfahrzeug — ist ein steuerbarer Leistungsaustausch. Wer beides auf ein Konto bucht, kann die Trennung im Nachhinein nicht mehr sauber herstellen.

Rechnungen zuerst als Entwurf

Der Haken Rechnungen nur als Entwurf anlegen ist am Anfang gesetzt. ClubKit legt die Rechnung dann in Bexio an, verschickt sie aber nicht und bucht sie nicht. Ihr schaut sie dort an, korrigiert falls nötig und gebt sie selbst frei.

Lasst den Haken so, bis ihr ein paar Rechnungen gesehen habt und mit dem Ergebnis zufrieden seid. Eine falsch verschickte Rechnung ist in einem Verein schnell ein Telefonat mit einem Sponsor.

Eine Rechnung stellen

Öffnet ein Patronat unter Sponsoren → Patronate. Wenn Bexio verbunden ist, steht dort der Knopf Rechnung in Bexio anlegen. Ein Klick genügt: ClubKit legt den Patron als Kontakt an — falls er noch nicht existiert — und erzeugt die Rechnung.

Gebucht wird auf das Konto der jeweiligen Form. Führt ihr Gönnervereinigung und Bandenwerbung getrennt, tragt ihr das Konto bei der Form ein (Verein → Patronat); nur wenn dort nichts steht, greift das Vorgabekonto von dieser Seite.

Ein zweiter Klick legt keine zweite Rechnung an — ClubKit merkt sich, welche Rechnung zu welchem Patronat gehört, und zeigt euch die bestehende.

Was bezahlt wurde

Bexio meldet Zahlungen nicht von selbst. ClubKit fragt darum jede Nachtnach und schreibt den Stand an die Beiträge zurück. Was ihr in ClubKit seht, ist also der Stand von heute Nacht — eine Zahlung von heute Morgen erscheint erst morgen. In Bexio steht sie natürlich sofort.

Am Patronat seht ihr danach: ob die Rechnung offen, teilweise oder ganz bezahlt ist, wie viel eingegangen ist und wann zuletzt abgeglichen wurde. Storniert ihr eine Rechnung in Bexio, erscheint sie hier ebenfalls als storniert — und nicht fälschlich als bezahlt.

Rechnungen, die schon in Bexio stehen

Habt ihr bisher über ClubCorner oder direkt in Bexio abgerechnet, stehen eure Beiträge schon dort. Unter Finanzen → Rechnungen aus Bexio seht ihr sie — und zu welchem Mitglied ClubKit sie zuordnet. Die Seite ist nur zum Ansehen: Es wird nichts angelegt und nichts verändert.

ClubKit sucht das Mitglied zuerst über Geburtsdatum und Nachname — das ist am sichersten, weil Eltern und Kind oft dieselbe Mailadresse haben. Fehlt das Geburtsdatum am Bexio-Kontakt, sucht ClubKit über die Mailadresse, dann über die Mailadresse der Eltern, zuletzt über den Namen. Bleibt es unklar, ordnet ClubKit bewusst nichts zu; die Rechnung steht dann unter «Mehrere Mitglieder kommen in Frage» oder «Kein Mitglied gefunden».

Wer seinen Beitrag noch nicht bezahlt hat

Jede Nacht holt ClubKit die Rechnungen aus Bexio, die eindeutig einem Mitglied zugeordnet sind, und legt sie als Beiträge ab. In Bexio wird dabei nichts verändert. Den Stand seht ihr an zwei Stellen, und zwar nur im Verwaltungsbereich — auf eurer Website erscheint davon nichts:

• Beim Mitglied steht oben eine Ampel: überfällig, teilweise bezahlt, noch nicht fällig oder in Ordnung.
• Mitglieder → Beitragsstand listet alle offenen Beiträge, mit Suche und Filter nach Mannschaft.

Wer den Bereich Mitglieder hat, sieht nur die Ampel. Beträge, Rechnungsnummern und Mahnstufen sieht nur, wer zusätzlich den Bereich Finanzen hat. So kann ein Juniorenkoordinator beim Training nachfragen, ohne in die Buchhaltung zu schauen.

Ratenzahlung bei einer Rechnung aus ClubCorner

Die Rechnung bleibt, wie sie ist: über den vollen Betrag, in Bexio und in ClubCorner. Die Abmachung tragt ihr beim Beitrag in ClubKit ein. Öffnet ihn über das Mitglied, setzt Ratenzahlung auf «bewilligt», tragt unter Entschieden von den Namen ein — auch wenn diese Person kein ClubKit-Konto hat — und teilt die Raten mit ihren Fälligkeiten auf.

ClubKit verteilt jede Nacht, was in Bexio eingegangen ist, der Reihe nach auf die Raten. Solange jede fällige Rate gedeckt ist, steht der Beitrag auf Ratenzahlung im Plan. Bleibt eine Rate aus, springt er auf überfällig. Wer nur den Bereich Mitglieder hat, sieht bei einem eingehaltenen Plan «in Ordnung» — dass eine Ratenzahlung besteht, bleibt bei den Finanzen.

Wenn etwas klemmt

Steht oben ein roter Kasten mit Letzter Fehler, sagt er im Klartext, was los ist. Zwei kommen häufiger vor:

«Die Verbindung zu Bexio ist abgelaufen» — jemand hat die Erlaubnis in Bexio entzogen, oder sie ist zu lange ungenutzt geblieben. Einmal neu verbinden genügt, eure Konten-Einstellungen bleiben erhalten.

«Bexio verweigert den Zugriff» — dem verbundenen Bexio-Benutzer fehlt eine Berechtigung. Das ändert ihr in Bexio bei den Benutzerrechten, nicht in ClubKit.