Newsletter an Mitglieder und Eltern

Newsletter

Der Newsletter erreicht eure Mitglieder und deren Eltern über die Adressen, die ohnehin in der Mitgliederverwaltung stehen. Niemand muss sich anmelden, und ihr müsst keine Adressliste führen: Wer eintritt, austritt oder die Mannschaft wechselt, wandert über Nacht von selbst mit.

Welche Liste wen erreicht

Alle Empfänger erreicht jeden, den ihr habt. Mitglieder mit eigener Adresse sind im Wesentlichen die Erwachsenen — Kinder haben selten eine eigene Adresse und stehen darum in Eltern. Diese Liste ist deshalb die grössere von beiden.

Klickt eine Liste an, um zu sehen, wer darin steht — mit Namen und Adresse. Stimmt etwas nicht, ändert ihr es bei den Mitgliedern oder im Vorstand; die Liste zieht über Nacht nach. Diese Ansicht sieht nur, wer auch den Zugang «Mitglieder» hat: In den Listen stehen Elternadressen von Minderjährigen.

Die Listen je Mannschaft gibt es in drei Formen: «Kader» (Spielerinnen und Spieler mit eigener Adresse), «Eltern» und «Trainerstab». Bei den Junioren ist «Kader» meist leer.

Wen ihr erreicht

Oben auf der Seite steht, wie viele Adressen euer Verteiler umfasst und wie viele eurer aktiven Mitglieder damit erreicht sind. Die beiden Zahlen sind selten gleich, und das hat einen guten Grund.

Kinder werden über die Eltern angeschrieben. Bei Minderjährigen geht die Post an beide hinterlegten Elternadressen, nicht an das Kind. Und wenn drei Geschwister im Verein sind, bekommt die Familie eine Mail statt drei — hinter einer Adresse dürfen mehrere Kinder stehen.

Bei Erwachsenen gilt die private Adresse. Die geschäftliche benutzen wir nie: Vereinspost an den Arbeitgeber ist für den Empfänger eine Zumutung und datenschutzrechtlich heikel. Ebenso wenig gehen Mails an die Elternadresse eines Erwachsenen — die stammt aus seiner Juniorenzeit und gehört nicht mehr zu ihm.

Die Empfängerlisten

«Alle Mitglieder», «Alle Eltern», «Trainerstab», «Vorstand» und je Mannschaft eine Liste für den Kader, die Eltern und den Trainerstab. Sie entstehen automatisch, und es entsteht nur, was auch jemanden trifft — bei einer Mannschaft ohne Junioren gibt es keine Elternliste.

Die Zuordnung zur Mannschaft kommt aus dem Kader, nicht aus dem Freitextfeld bei den Rollen. Wer in einem Kader fehlt, fehlt auch in dessen Liste.

Wer nicht erreichbar ist

Fehlt eine Mailadresse, taucht das Mitglied nirgends auf. Die Seite zeigt euch die Anzahl, damit ihr wisst, wo nachzutragen ist — ergänzen lässt sich das unter «Mitglieder».

Ihr seht hier bewusst nur Zahlen, keine Namen und keine Adressen. So braucht der Zugang «Newsletter» keinen Einblick in Geburtsdaten, Adressen und Elternkontakte. Wer beides sehen soll, bekommt zusätzlich den Zugang «Mitglieder».

Schreiben und versenden

Geschrieben wird im Newsletter-System, das ClubKit dafür bereitstellt. Der Knopf «Newsletter schreiben» oben rechts führt direkt zu den Kampagnen eures Vereins. Ein Konto dort entsteht beim ersten Klick von selbst — ihr setzt nur einmal ein Passwort und seid danach drin. Niemand muss euch einladen.

Das Konto gehört zu eurem Verein und zu keinem anderen. Wer bei euch den Zugang «Newsletter» verliert oder austritt, kommt auch dort nicht mehr hinein — das geschieht automatisch, sobald ihr es in ClubKit ändert.

1. Knopf «Newsletter schreiben» — ihr landet bei den Kampagnen eures Vereins.
2. Unter Kampagnen liegen drei fertige Entwürfe: «Vorlage – Vereinsnewsletter», «Vorlage – Beitrag und Partner» und «Vorlage – Einladung zu einem Anlass». Nicht unter «Templates» suchen — so heisst dort nur der Rahmen mit Farben und Fusszeile, und davon gibt es genau einen.
3. Den passenden duplizieren und die Kopie überschreiben. Darin stecken schon euer Wappen, eure Farben und die Fusszeile mit dem Abmeldelink. Das Original bleibt stehen.
4. Text schreiben. Ihr schreibt direkt im fertigen Mail und seht dabei, wie es ankommt — Bild, Titel, Text, Liste und Knopf setzt ihr mit der Maus.
5. «Senden & Planen», eine der Listen auswählen, abschicken oder einen Zeitpunkt setzen.

Die Vorlage selbst bleibt stehen. Dupliziert sie jedes Mal neu, dann habt ihr immer einen sauberen Anfang.

Als Absender erscheint euer Verein, und Antworten landen in eurem Vereinspostfach — nicht bei ClubKit.

Vereinspost, die ankommen muss

Eine Einladung zur Generalversammlung ist kein Newsletter. Geschrieben wird sie trotzdem am selben Ort und mit denselben Vorlagen: Ihr dupliziert eine Vorlage im Newsletter-System und schreibt sie, versendet sie dort aber nicht. Unter Mitteilungen an Mitglieder wählt ihr den Entwurf aus, setzt die Liste und schickt ihn — zuerst als Probe an euch selbst, dann an alle. Diese Post lässt sich nicht abbestellen und erreicht auch die, die den Newsletter abbestellt haben.

Der Eintrag bleibt danach stehen und lässt sich nicht mehr ändern. Er ist euer Beleg: was drinstand, an welche Liste, wann, an wie viele.

Abmelden heisst: dieser Newsletter

In jeder Mail steht ein Abmeldelink. Wer ihn benutzt, bekommt den Newsletter nicht mehr — Einladungen, Rechnungen und Mitteilungen an die Mitglieder aber weiterhin. Diese Post gehört zur Mitgliedschaft und läuft gar nicht über das Newsletter-System, sondern direkt aus ClubKit.

Darum gilt umgekehrt auch: Verschickt Pflichtpost nicht als Newsletter. Das Newsletter-System setzt bei jeder Mail eine Abmelde-Kopfzeile, und Gmail zeigt daneben seinen eigenen Abbestellen-Knopf. Eine Einladung zur Generalversammlung, die sich abbestellen lässt, erreicht irgendwann die Hälfte nicht mehr.

Eine Abmeldung bleibt bestehen, und daran ändert auch der nächtliche Abgleich nichts: selbst wenn das Mitglied später die Mannschaft wechselt oder neu erfasst wird.

Bitte tragt niemanden von Hand wieder ein, der sich abgemeldet hat. Abgesehen davon, dass es rechtlich heikel ist, landet die nächste Mail dann mit höherer Wahrscheinlichkeit bei allen anderen im Spam.