Anlass mit Stationen und Schichten

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Ein Anlass ist alles mit Datum, zu dem Leute kommen oder helfen: Turnier, Vereinsfest, Beizli-Dienst, Generalversammlung. Der Assistent führt in vier Schritten durch.

Die drei Ebenen

Das Helfermodell hat drei Stufen, und wer sie einmal verstanden hat, plant schnell:

• Anlass ist der Tag: „Sommercup".
• Station ist der Ort oder die Aufgabe: Grill, Kasse, Getränke, Schiedsrichter.
• Schicht ist ein Zeitfenster an einer Station, mit einer festen Zahl Plätze: Grill 10 bis 13 Uhr, zwei Personen.

Angemeldet wird immer auf eine Schicht. Deshalb lohnt es sich, Schichten eher kurz zu schneiden: Für zwei Stunden findet ihr Leute, für „den ganzen Samstag" niemanden.

Schritt 1 und 2: Was, wann, wo

Titel, Schlagworte zur Einordnung, eine kurze Beschreibung. Danach Beginn und Ende, Ort und Hinweise für Helfer, etwa „bitte eigene Schürze mitbringen" oder „Parkplätze sind knapp".

Schritt 3: Wer kommt und wer hilft

Zwei getrennte Fragen, die sich nicht bedingen. Ein Beizli-Dienst braucht Helfer, aber keine Teilnehmerliste. Eine Generalversammlung ist umgekehrt.

Bei der Teilnahme wählt ihr zwischen keiner Anmeldung, freiwilliger und erforderlicher Anmeldung. Eine Höchstzahl ist optional, und Helfer zählen nicht dagegen.

Bei den Helfern legt ihr die Stationen und darunter die Schichten an, direkt hier, ohne den Assistenten zu verlassen.

Für einen Anlass ohne Helfer lasst ihr diesen Teil einfach leer und klickt auf Weiter — keine Station, keine Schicht. Das Chlausturnier, an dem alles im Team geregelt ist, oder die Bundesfeier, zu der man einfach hingeht: beides sind Anlässe ohne eine einzige Zeile unter „Helfer-Schichten". Sobald ihr aber eine Station anlegt, braucht sie einen Namen und mindestens eine Schicht. Eine angefangene Station, die ihr doch nicht braucht, entfernt ihr über das Papierkorb-Symbol an ihrer Zeile.

Schritt 4: Veröffentlichen

Bei der Sichtbarkeit entscheidet ihr zwischen öffentlich und nur für Mitglieder. Interne Anlässe sehen nur eingeloggte Personen, also auch Eltern, die über eine Familie verknüpft sind, ohne selbst Mitglied zu sein. Das ist wichtig, damit die Grossmutter den Helferaufruf sieht.

Beim Status wählt ihr Entwurf oder Veröffentlichen. Als Entwurf könnt ihr das Programm in Ruhe fertig planen.

Anmeldungen bearbeiten

Anlässe›Helfereinsätze

Wer sich für eine Schicht einträgt, erscheint hier. Ihr bestätigt oder sagt ab, direkt in der Zeile.

Teilnehmer-Anmeldungen stehen getrennt davon unter Anmeldungen, samt Begleitpersonen.

Anlässe löschen

In der Liste der Anlässe wählt ihr links die Zeilen aus und löscht sie über den roten Knopf. Das ist endgültig, und der Anlass nimmt alles mit: Stationen, Schichten, Helfereinsätze und Teilnehmer-Anmeldungen.

Liste als Excel-Datei

Über Als CSV (Excel) ladet ihr die Anlässe als Tabelle herunter — mit Ende, Kapazität, Anmeldeschluss und Kontaktadresse, die in der Liste keinen Platz haben. Exportiert wird immer die aktuelle Auswahl: Wer vorher sucht oder filtert, bekommt genau diesen Ausschnitt, sonst alles. Praktisch für die Jahresplanung an der Vorstandssitzung.

Schlagworte

Anlässe›Anlass-Tags

Schlagworte kategorisieren Anlässe im Kalender und bekommen eine eigene Farbe. Ihr könnt sie im Assistenten nebenbei anlegen. Es lohnt sich trotzdem, sie hier einmal zentral zu pflegen, sonst entstehen mit der Zeit drei Varianten desselben Begriffs.