Familien und Helferstunden

Viele Vereine verlangen von ihren Mitgliedern eine bestimmte Zahl Helferstunden. Der unangenehme Teil daran ist nicht die Regel, sondern das Nachhalten: Wer hat wie viel geleistet, und zählt die Grossmutter mit, die dreimal am Grill stand?

ClubKit rechnet mit Regeln, die ihr selbst festlegt. Die Pflicht entsteht beim Mitglied, ob Kind oder Erwachsener. Wer zu einer Familie gehört, erfüllt sie gemeinsam mit allen Angehörigen.

Einstellen

Mitglieder›Helferstunden›Helferstunden-Regeln

Zuerst der Zeitraum: Kalenderjahr oder Saison ab einem Monat eurer Wahl. An diesem Tag geht die Zählung auf null, und an diesem Tag wird auch das Alter für die Regeln bestimmt. Bei den meisten Fussballvereinen ist das Juli oder August.

Dann die Regeln. Jede hat einen Namen, eine Stundenzahl und sagt, für wen sie gilt: für alle Mitglieder oder nur für eine Funktion wie Spieler, Trainer oder Vorstand, wahlweise mit Altersgrenze. Ein Beispiel:

• Vorstand und Funktionäre · 0 Stunden
• Junioren · Spieler bis 17 Jahre · 4 Stunden
• Aktive · Spieler ab 18 Jahren · 4 Stunden

Für jedes Mitglied gilt die oberste passende Regel. Wer befreit sein soll, kommt deshalb mit 0 Stunden nach oben. Einzelne Mitglieder tragt ihr damit nicht von Hand ein, auch bei mehreren hundert nicht.

Für eine echte Ausnahme, etwa nach einer Verletzung, hat jedes Mitglied im Schritt «Community-Profil & Status» die Felder Helferstunden: eigenes Soll und Grund. Das eigene Soll schlägt jede Regel, 0 heisst befreit.

Ändern kann die Regeln, wer den Bereich «Vereinsauftritt» hat. Habt ihr noch nie Regeln gespeichert, gilt die frühere Einstellung «Stunden pro Kind» als Regel für unter 18-Jährige weiter.

Wie eine Familie entsteht

Nicht durch euch. Eltern legen ihr Konto auf eurer Website an und laden weitere Personen mit eigenem Konto dazu, etwa den zweiten Elternteil oder die Grosseltern. Die Einladung geht per E-Mail an eine Adresse, die sie selbst eintippen.

Kinder brauchen kein eigenes Konto. Sie hängen über die importierte Mitgliederliste an der Familie — und dieser Schritt läuft absichtlich nicht über eine Auswahlliste.

Ein Kind zur Familie hinzufügen

Der Elternteil sucht im Profil nach Vorname, Nachname und Geburtsdatum. Es gibt keine Liste zum Durchblättern: Wer die Angaben nicht kennt, bekommt keinen Treffer.

Beim Namen darf gefehlt haben, was im Alltag ohnehin niemand mitschreibt: Ein zweiter Vorname kann weggelassen werden, «Leonardo» findet also auch «Leonardo Giuseppe», und bei Doppelnachnamen genügt ein Teil. Umlaute dürfen umschrieben werden, «Mueller» trifft «Müller». Das Geburtsdatum muss dagegen genau stimmen — es ist das Merkmal, das die Suche trägt.

Ein Treffer fügt das Kind noch nicht hinzu. ClubKit schickt eine Bestätigung an die E-Mail-Adresse, die bei euch beim Kind hinterlegt ist — nicht an die des Antragstellers. Erst der Klick auf den Link in dieser Mail erzeugt den Eintrag. Danach geht eine Info an dieselbe Adresse, damit eine Zuordnung auffällt, die niemand veranlasst hat.

Das ist der Grund, warum die Eltern-Adressen im Import so wichtig sind: Sie sind der Nachweis. Wer behauptet, ein fremdes Kind gehöre zu ihm, löst damit nur eine Mail an die echten Eltern aus.

Wenn keine Adresse hinterlegt ist

Dann kann niemand bestätigen, und die Anfrage landet bei euch. In der Mitglieder›Helferstunden steht sie unter Offene Anfragen, mit Freigeben und Ablehnen.

Bei älteren Passivmitgliedern — typischerweise Grosseltern, die ein Enkelkind begleiten — ist das eher die Regel als die Ausnahme. Prüft vor dem Freigeben, ob die beantragende Person wirklich zur Familie gehört. Im Dorfverein ist das meist eine Frage von zehn Sekunden.

Familien aufräumen

Mitglieder›Familien›eine Familie öffnen

Bei jeder Person ausser dem Familien-Admin steht Entfernen. Ganz unten löst Familie auflösen die ganze Familie auf, zum Beispiel wenn jemand sie mit dem Vorstandskonto statt dem privaten Konto angelegt hat. Beides fragt einmal nach.

Nach dem Auflösen sind alle Angehörigen frei und können einer anderen Familie beitreten. Offene Einladungen und Anfragen dieser Familie werden geschlossen. Geleistete Helferstunden gehen nicht verloren, sie hängen an den Personen. Den Familien-Admin kann man nicht einzeln entfernen: zuerst unter «Angaben ändern» einen anderen Admin wählen oder die Familie auflösen.

Den Stand sehen

Mitglieder›Helferstunden

Eine Zeile pro Pflichtträger mit Soll, geleisteten und offenen Stunden und einer Ampel: grün erfüllt, gelb mindestens zur Hälfte, rot weniger. Wer am meisten offen hat, steht zuoberst. Pflichtträger ist die Familie, wenn das Mitglied zu einer gehört, sonst die Person selbst über ihr Konto auf eurer Website.

Über dem Bericht sucht ihr nach Namen, auch nach Kindern, die in einer Familie stecken, und filtert auf Noch nicht erfüllt. Das ist die Liste, mit der ihr nachfasst. Die Familien-Konten selbst stehen weiter unten auf derselben Seite.

Steht bei einer Person «kein Konto verknüpft», kann ClubKit ihre Einsätze nicht zuordnen. Bei Kindern ohne Familie heisst das: Die Eltern haben ihr Kind noch nicht verknüpft. Über Als CSV (Excel) nehmt ihr die Liste mit, und Vorheriger Zeitraum zeigt die abgelaufene Saison für die Abrechnung.

Gezählt werden bestätigte Helfereinsätze. Solange eine Anmeldung nicht bestätigt ist, zählt sie nicht mit. Wer also am Saisonende auf viele rote Zeilen schaut, prüft zuerst, ob die Einsätze überhaupt bestätigt wurden.

Wer das sehen darf

Nur die Vereinsleitung. Die Rolle Redaktion hat auf diesen Bereich keinen Zugriff, auch nicht über den direkten Link.