Mitgliederliste importieren

Mitglieder›Mitglieder importieren

Eure Mitgliederliste wird nicht in ClubKit gepflegt, sondern eingelesen. Die Stammdatenpflege bleibt dort, wo sie heute ist. ClubKit braucht die Liste, damit sich Mitglieder mit ihrer E-Mail-Adresse selbst anmelden können und damit die Helferstunden-Rechnung weiss, wie viele Kinder zu einer Familie gehören.

So läuft es ab

1. Datei wählen. Der Export aus eurer Vereinsverwaltung als CSV.
2. Vorschau prüfen. Vor dem Übernehmen seht ihr, was ankommen würde. Das ist der wichtigste Moment: hier fallen falsch zugeordnete Spalten und Zeilenumbrüche in Adressfeldern auf, solange sie noch nichts angerichtet haben.
3. Übernehmen. Erst jetzt wird geschrieben.

Was die Vorschau zeigt

Oben stehen die Kacheln, darunter zu jeder eine Liste mit Namen. Wichtig ist der Unterschied zwischen zwei Zahlen, die leicht zu verwechseln sind:

1. Angaben ändern sich — bei diesen Personen ist mindestens ein Feld anders als heute in ClubKit. Klappt die Liste auf, und ihr seht Feld für Feld den alten und den neuen Wert nebeneinander.
2. Unverändert — diese Personen stehen in beiden Listen, mit denselben Angaben. Meistens ist das die grosse Mehrheit, und genau deshalb steht sie separat: Wäre sie unter «ändert sich» mitgezählt, verschwänden die paar Zeilen darin, um die es wirklich geht.

Daneben stehen die Fälle, die euch etwas kosten können, wenn sie unbemerkt durchgehen: wer aus Kadern und Listen verschwindet, wer neu dazukommt, wer trotz Fehlen im Export aktiv bleibt, und wer namensgleich ist, ohne sicher dieselbe Person zu sein. Kurze Listen stehen offen, lange klappt ihr bei Bedarf auf.

Leere Spalten im Export überschreiben nichts. Steht bei jemandem in eurer Datei keine Telefonnummer, behält ClubKit die vorhandene — solche Felder tauchen deshalb gar nicht erst in der Änderungsliste auf.

Die Reihenfolge der vier Dateien

Über jedem Import steht dieselbe Kette: Mitglieder, Kader, Trainer, Vorstand & OK. Sie gehören in diese Reihenfolge, weil jede Datei auf der vorherigen aufbaut. Der Kader hängt an den Mitgliedern — wer dort fehlt, bekommt keinen Kaderplatz. Der Trainerstab hängt an den Mannschaften, die erst der Kader-Import anlegt.

Wenn ihr nur die Mitgliederliste aktualisiert, reicht der erste Schritt. Nach einem Saisonwechsel lohnt sich der ganze Durchgang.

Erneut importieren

Der Import ist wiederholbar. Bestehende Personen werden abgeglichen und aktualisiert, statt doppelt angelegt zu werden. Einmal pro Saison einzulesen genügt für die meisten Vereine.

Wer im neuen Export fehlt, wird auf inaktiv gesetzt — nicht gelöscht. Der Eintrag bleibt mit Helfer- und Spielhistorie erhalten, die Person erscheint nur nicht mehr in Kader, Listen und Verteilern. Die Vorschau nennt vorher jeden Namen, den es trifft. Schaut euch diese Liste an: Sie ist die letzte Stelle, an der ein falsches Häkchen in eurer Vereinsverwaltung noch auffällt.

Jeder Durchlauf wird protokolliert. Unter «Import-Protokoll» seht ihr, wann was hochgeladen wurde. Wenn hinterher etwas komisch wirkt, ist das die Stelle, an der ihr nachschaut.

Was danach passiert

Registriert sich jemand mit derselben E-Mail-Adresse auf eurer Website, verknüpfen sich Konto und Mitgliedseintrag automatisch. Damit sieht die Person interne Anlässe und kann sich für Helferschichten eintragen.

Wer sich mit einer anderen Adresse anmeldet, etwa der privaten statt der im Verein hinterlegten, könnt ihr im Mitgliedseintrag von Hand verbinden.

Einzelne Mitglieder bearbeiten

Mitglieder›Mitglieder

Name, Geburtsdatum und Adresse stammen aus dem Import und lassen sich hier nicht ändern, damit euer Ursprungssystem die eine Wahrheit bleibt. Bearbeiten könnt ihr die Kontaktwege, die Verknüpfung zum Website-Konto und interne Notizen.

Mitglieder, die in keinem Export stehen

Nicht jeder, der zum Verein gehört, ist beim Verband gemeldet. Kidsclub-Kinder etwa stehen in keiner Mitgliederliste, die ihr exportieren könntet — und wer aufhört zu spielen, aber Mitglied bleibt, verschwindet aus dem Export, ohne den Verein zu verlassen.

Für diese Menschen gibt es in der Mitgliederliste den Knopf Mitglied anlegen. Solche Einträge tragen die Herkunft «vom Verein selbst geführt»: Bei ihnen pflegt ihr auch Name, Geburtsdatum und Adresse selbst, und kein Importlauf fasst sie an. Sie fehlen im Export ja nicht, weil jemand ausgetreten wäre, sondern weil sie dort nie standen.

Wenn ihr eine ganze Gruppe auf einmal erfasst, fehlen die Geburtstage oft zuerst — viele Anmeldelisten führen nur den Jahrgang. Ihr müsst sie euch nicht zusammensuchen: Über der Mitgliederliste steht, bei wie vielen er fehlt, und der Filter Zu ergänzen → Geburtstag fehlt zeigt genau diese Personen. In der Spalte «Geburtstag» seht ihr auf einen Blick, wer noch offen ist. Arbeitet die Liste ab, bis sie leer ist.

Wenn so ein Kind später in eine Mannschaft wechselt

Sobald ihr es beim Verband anmeldet, steht es im nächsten Export mit einer SFV-Nummer, die ClubKit noch nie gesehen hat. Damit daraus kein zweiter Datensatz wird, prüft der Import jeden Neuzugang gegen eure selbst geführten Mitglieder:

1. Vorname, Nachname und Geburtsdatum stimmen überein — und zwar bei genau einer Person auf jeder Seite. Dann bekommt der bestehende Eintrag die SFV-Nummer, statt dass ein neuer entsteht. Foto, Website-Konto, Familienplatz und Helferhistorie bleiben daran hängen; ab jetzt pflegt ClubCorner die Stammdaten. Die Vorschau zeigt vorher, wer verknüpft wird.
2. Nur der Name stimmt, das Geburtsdatum fehlt oder weicht ab, oder es passen mehrere Personen aufeinander: Dann verknüpft ClubKit nichts und legt neu an. Ihr seht den Fall in der Vorschau unter «Namensgleich, aber nicht sicher».

Warum so vorsichtig: Zwei versehentlich verschmolzene Kinder bekommt man nicht mehr auseinander. Deshalb entscheidet allein Name und Geburtsdatum — die E-Mail der Eltern wäre trügerisch, weil Geschwister sich dieselbe teilen.

Ist ein Fall unsicher gemeldet worden, ergänzt das Geburtsdatum am selbst geführten Eintrag und ladet dieselbe Datei nochmals hoch. Dann verschmelzen die beiden von selbst.

Datenschutz

Ihr ladet echte Personendaten hoch, teilweise von Minderjährigen. Sie liegen in der Europäischen Union und werden täglich gesichert. Im Verwaltungsbereich sieht sie nur die Vereinsleitung: die Rolle Redaktion hat auf diesen Bereich keinen Zugriff, und zwar nicht nur optisch, sondern gesperrt. Deshalb gibt es diese Rolle überhaupt.