Abmeldungen und Austritte

Auf eurer Website gibt es unter /abmeldung ein öffentliches Formular für Austritte. Es ist das Gegenstück zur Anmeldung und hängt am selben Modul — wer Anmeldungen entgegennimmt, kann auch Abmeldungen entgegennehmen.

Warum das mehr ist als ein Formular. Vorher schrieb, wer austreten wollte, an die Sammeladresse. Ob das je in ClubCorner nachgetragen wurde, wusste niemand — und vor allem stand nirgends, wann die Abmeldung eingegangen ist. Genau an dieser Angabe hängt aber die Frage, ob für die laufende Saison noch ein Beitrag fällig wird. Jede Abmeldung über das Formular ist ein Datensatz mit Eingangsdatum. Das ist der Beleg, den es vorher nicht gab.

Der Ablauf in vier Schritten

1. Jemand füllt das Formular aus. Name, Geburtsdatum, per wann der Austritt gelten soll, und optional ein Grund.
2. Ein Bestätigungslink geht raus — an die Adresse, die ihr zu dieser Person hinterlegt habt, nicht an die, die im Formular stand. Solange niemand darauf klickt, steht die Abmeldung auf «Wartet auf Bestätigung» und ist für euch kein Fall.
3. Nach dem Klick steht sie auf «Neu». Jetzt bekommt die zuständige Stelle eine Mail, und die Person eine Eingangsbestätigung mit Referenz.
4. Ihr setzt «Bestätigt» und legt dabei fest, per wann der Austritt wirklich gilt.

Die fünf Bearbeitungsstände

• Wartet auf Bestätigung — abgeschickt, aber der Link ist nicht geklickt. Ihr müsst hier nichts tun. Der Link verfällt nach sieben Tagen.
• Neu — bestätigt und bei euch eingegangen. Das ist eure Arbeitsliste.
• Rückfrage offen — ihr habt nachgefragt. Die Person bekommt eine Mail mit eurem Text aus dem Feld «Ablehnungsgrund», sofern ihr diese Mail eingeschaltet habt (siehe unten).
• Bestätigt — der Austritt gilt. Das Datum landet am Mitglied.
• Abgelehnt — die Mitgliedschaft läuft weiter. Selten, aber nötig: Der häufigste Fall ist eine Abmeldung, die gar nicht von der betroffenen Person kam.

«Austritt wirksam per» — das wichtigste Feld

Im Formular steht der Wunsch. Er bleibt unverändert stehen, damit er als Beleg taugt. Was tatsächlich gilt, steht im Feld «Austritt wirksam per» — beim Eingang mit dem Wunsch vorbelegt. Kennen eure Statuten feste Kündigungstermine, tragt ihr hier das Datum ein, das wirklich zählt. Die Bestätigungsmail nennt dann beide Daten und erklärt den Unterschied.

Ein Austritt per 30.06. wirft niemanden heute aus dem Kader. Bis zum Datum bleibt die Person aktiv: Sie steht im Kader, spielt und bekommt Mitteilungen. Erst danach wird sie automatisch inaktiv, über Nacht und ohne euer Zutun.

Was mit dem Mitglied passiert

Beim Bestätigen schreibt ClubKit drei Angaben an den Mitglieder-Datensatz: Austritt per, Austrittsgrund und die Herkunft der Erfassung. Ihr findet sie in der rechten Spalte des Mitglieds.

Und das ist die Klammer zum Import: Solange dort ein Austrittsdatum steht, aktiviert der ClubCorner-Import die Person nicht mehr — auch dann nicht, wenn sie im nächsten Export noch auftaucht. Zwischen eurer Bestätigung und dem Moment, in dem jemand die Person in ClubCorner wirklich austrägt, liegen oft Wochen. Ohne diese Regel hätte jeder Import den Austritt stillschweigend zurückgenommen.

Wollt ihr einen Austritt rückgängig machen, setzt ihr die Abmeldung auf einen anderen Stand zurück oder leert das Feld «Austritt per» am Mitglied. Beides gibt die Person wieder frei.

Der zweite Schritt: in ClubCorner austragen

«Bestätigt» heisst, ihr habt den Austritt anerkannt. Es heisst nicht, dass die Person in ClubCorner ausgetragen ist — und ClubCorner ist die Stelle, an der eure Mitgliederdaten wirklich geführt werden. Bis dort jemand nachträgt, laufen zwei Wahrheiten nebeneinander: In ClubKit ist die Person weg, in eurem Export steht sie weiter als Mitglied, und jeder Beitragslauf zieht die falsche.

Deshalb gibt es an der Abmeldung das Feld «In ClubCorner ausgetragen am». Es erscheint, sobald ihr bestätigt habt. Tragt dort den Tag ein, an dem ihr es tatsächlich erledigt habt — nicht vorher. Das Feld ist die Antwort auf die Frage «haben wir das schon gemacht?», und die taugt nur, wenn sie ehrlich ist.

Solange es leer bleibt, meldet euch der ClubCorner-Import die Person bei jeder Vorschau als offenen Punkt. Er ändert nichts daran — er zeigt nur, was liegen geblieben ist.

Zwei Fälle listet er auf, und der erste ist der wichtigere: Eine Abmeldung, die noch nicht bestätigt ist, hat keinen Schutz. Ohne Austrittsdatum am Mitglied behandelt der Import die Person wie jede andere — wer hier nichts tut, dessen Abmeldung verschwindet still. Der zweite Fall sind die bestätigten, bei denen nur der Eintrag in ClubCorner fehlt; da hält der Schutz, der Vorgang ist bloss offen.

Probe-Einträge löschen

Jedes Formular wird zuerst von den eigenen Leuten ausprobiert, und danach stehen ein paar erfundene Namen in der Liste. Die dürft ihr löschen: Häkchen setzen, «Löschen» wählen. Das gilt für Abmeldungen wie für Anmeldungen.

Nur für Probe-Einträge. Eine echte Abmeldung, die nicht zustande kommt, setzt ihr auf «Abgelehnt» statt sie zu löschen — dann bleibt nachvollziehbar, dass jemand gehen wollte und was daraus wurde. Gelöscht gehört, was nie eine Abmeldung war.

Ohne zugeordnetes Mitglied

ClubKit sucht die Person über Vorname, Nachname und Geburtsdatum. Passt das genau auf einen Eintrag, steht er im Feld «Zugeordnetes Mitglied». Findet sich niemand — falsch geschrieben, Geburtsdatum fehlt im Verzeichnis, Namensvetter —, bleibt das Feld leer, und die Mail an euch weist ausdrücklich darauf hin.

Wählt die Person dann von Hand aus, bevor ihr bestätigt. Sonst wird kein Austrittsdatum geschrieben, und die Abmeldung bleibt eine Notiz ohne Wirkung.

Wer die Meldung bekommt

Dieselbe Empfängertabelle wie bei den Anmeldungen: Steht bei der betroffenen Kategorie eine eigene Adresse, geht die Abmeldung nur dorthin, sonst an die allgemeinen Empfänger. Ihr pflegt sie unter:

Wer die Aufnahme verantwortet, verantwortet auch den Austritt — deshalb eine Tabelle für beides und nicht zwei, die auseinanderlaufen. Der Menüpunkt hiess bis zum 25.08.2026 «Anmeldeformular»; er trägt jetzt beide Richtungen.

Welche Kategorie eine Abmeldung trifft, entscheidet die gewählte Mannschaft. Wählt jemand keine, leitet ClubKit sie aus dem Geburtsdatum ab — mit derselben Zuordnung wie beim Anmeldeformular. Beide Wege sprechen damit dieselbe Sprache, und eine Abmeldung landet beim selben Ressort wie die Anmeldung derselben Person.

Welche Mails an die abmeldende Person gehen

Anmeldungen›Formular einstellen›Mails an die Kontaktperson

Dort steht für jeden Anlass eine Zeile mit einem Häkchen: Eingangsbestätigung, Rückfrage, Bestätigung, Ablehnung. Ohne Häkchen geht nichts raus. Bei einem neu aufgeschalteten Verein ist nur die Eingangsbestätigung eingeschaltet — wer gerade abgeschickt hat, soll wissen, dass es angekommen ist. Die übrigen drei setzt ihr selbst, wenn ihr sie wollt.

Bleibt das Textfeld leer, verschickt ClubKit seine eigene Vorlage. Schreibt ihr etwas hinein, gilt euer Text — und mit «Unseren Text übernehmen» holt ihr unseren Wortlaut ins Feld, statt bei null anzufangen. Die Platzhalter darunter setzt ClubKit beim Versand ein — neben {{kontakt_vorname}} und {{person}} vor allem {{austritt_gewuenscht}} und {{austritt_wirksam}}, also genau die beiden Daten, um die es in dieser Mail geht.

Unter jeder Mail steht «Vorschau: was gerade verschickt wird». Sie zeigt die Mail so, wie die Familie sie bekommt, mit erfundenen Angaben an den Stellen der Platzhalter — auch dann, wenn ihr nichts eingetragen habt und unsere Vorlage gilt. Bei der Bestätigung lohnt sich der Blick besonders: Dort steht der Absatz, der den Unterschied zwischen gewünschtem und wirksamem Austrittsdatum erklärt.

Die Austrittsstatistik

Das Formular fragt nach einem Grund: Wegzug, Zeitmangel, Vereinswechsel, Verletzung, finanzielle Gründe — oder «Keine Angabe». Die Auswahl ist freiwillig und hat keinen Einfluss darauf, ob die Abmeldung angenommen wird. Über ein Jahr ergibt sie die Kennzahl, nach der jeder Vorstand gefragt wird und die die wenigsten Vereine haben.

Die Gründe gehören euch. Unter Anmeldungen›Anmeldeformular im Abschnitt «Abmeldeformular» tragt ihr eine eigene Liste ein, eine pro Zeile — «Trainingszeiten passen nicht» sagt mehr als «Zeitmangel». Eure Liste ersetzt unsere dann vollständig; «Keine Angabe» bleibt immer dabei. Wollt ihr gar nicht nach dem Grund fragen, nehmt das Häkchen weg.

Die festen Felder beschriften

Anmeldungen›Anmeldeformular

Auch beim Austritt bestimmt ihr, wie die festen Felder heissen und was als Hinweis darunter steht. Weglassen könnt ihr hier drei: die Telefonnummer, die Mannschaftsauswahl und das Feld «Möchtest du uns noch etwas mitgeben?».

Eigene Fragen beim Austritt

Anmeldungen›Anmeldeformular

Wie beim Anmeldeformular könnt ihr eigene Fragen stellen — Ja/Nein, eine Auswahl, kurzer oder längerer Text, auf Wunsch mit einer Nachfrage bei «Ja». Sie erscheinen im Formular unter «Weitere Angaben», stehen in der Mail an euch und bekommen im CSV-Export eine eigene Spalte. Zwei Vorlagen gibt es dafür: eine Rückmeldung an den Verein und die Frage nach der Passivmitgliedschaft.

Für die Auswertung holt ihr euch die Liste mit «Als CSV (Excel)» über der Tabelle. In der Datei stehen Grund, Mannschaft und beide Daten — gewünscht und wirksam —, und exportiert wird immer die aktuelle Auswahl: Filter auf «Bestätigt» gestellt heisst, die Datei enthält die bestätigten Austritte.